Samarbejde mellem skib og kontor

Det er nemt at kommunikere, men kan være svært at forstå. Seahealth på vej med rådgivning om god kommunikation bla. via kurser.

Hvorfor forlader du rederiet? Fordi kommunikationen mellem skib og kontor er for dårlig!

Ovenstående argument høres ofte, når søfarende skal begrunde, hvorfor de skifter rederi. Det er bl.a. derfor, at Hanus Mikkelsen, Director, Marine HR i Nordic Tankers Marine A/S, har sagt, at samarbejdet og kommunikationen mellem skib og kontor er “business critical”.


Vil rederiet beholde de gode medarbejdere, skabe en god sikkerhedskultur og overholde hviletidsreglerne, er det en forudsætning, at samarbejde og kommunikation mellem kontor og skib - og omvendt - fungerer.

Jamen, aldrig har det været så nemt at kommunikere. Mails i tusindvis flagrer dagligt mellem afsender og modtager world wide, men forstår modtageren det, som afsender har skrevet? Eller rettere: Afsenderen mener, han har skrevet.

 

Nemt men svært

Det er nemt men alligevel ganske svært at kommunikere på distancen, fortæller psykolog Søren Diederichsen, Seahealth.

Han er i gang med at udarbejde guidelines for god kommunikation, der har mindst to elementer. For det første en række gode råd som kan være rare at have i baghoved og fingre, når man sætter sig til tastatur eller telefon for at kommunikere med mennesker, man måske aldrig har mødt, og som man ikke har et personligt kendskab til.

Det er jo den virkelighed, vi arbejder med inden for søfart, når det gælder kommunikation mellem skib og kontor. Vi kender sjældent hinanden. For det andet anbefalinger om at etablere en kommunikationsstruktur, så skibet fx ikke modtager modsatrettede henvendelser. Og hvis det sker alligevel, hvem har så det sidste ord. Hvem skal kaptajnen henvende sig til, hvis han bliver usikker.

 

Et eksempel

Et simpelt men ikke ukendt eksempel: Den kommercielle afdeling beordrer hurtigst mulig transport, mens sikkerhedsafdelingen indskærper, at hviletidsreglerne overholdes.

Søren Diederichsen: – Det er vigtigt, at den strukturelle side af kommunikationen er på plads, så man på skibene ikke modtager ordrer, der modarbejder hinanden. På skibene opleves alle henvendelser fra kontoret som ordrer, og man vil forsøge at efterkomme dem, uanset om de skaber mere uklarhed end klarhed.

– Det er et klassisk dilem-ma i søfart, mener Søren Diederichsen.

 

Skaber myter

– Kommer man ud for den slags, kan det være med til at skabe unødvendig afstand mellem skib og kontor. Der opstår nemt myter om ”de andres” arbejdsvilkår og evner. En dem-og-os-kultur og dermed en manglende forståelse for den gensidige afhængighed.

– Rederiet består af fællesskabet kontor og skib. Forstår man ikke det, opnår man ikke den optimale situation.

– En forudsætning for at opnå den forståelse er, at kommunikationen er god, påstår Søren Diederichsen.

– Derfor bør man gøre sig nogle overvejelser, inden man sætter sig til tastaturet.

– Kender jeg min egen rolle i den konkrete situation? Er jeg chefen, vejlederen, coachen eller en ven? Ved modtageren, hvilken rolle jeg har i den givne situation?

– Det er specielt vigtigt for de medarbejdere, som bruger op til 90 % af deres arbejdstid med at skrive mails. Det er der faktisk ansatte i søfarten der gør.

– Kender man hinanden godt, kan man skrive hvad som helst. Det kan man ikke, hvis man ikke kender hinanden godt.

 

Mænd og mails

– Vi ved fra undersøgelser, at mails fra mænd opfattes som hårdere og mere konfronterende. Sproget optrappes hurtigt. Især hvis man har fordomme om hinanden. Det kan opleves som omkostningsfrit at svine hinanden til på mail, så en uskyldig bemærkning, der måske ikke er ondt ment, kan sagtens føre til ”ordkrig”, hvis modtageren opfatter bemærkningen anderledes og hårdere, end den er ment.

– Og når det er skrevet og sendt, er der ingen vej tilbage. Vi mødes jo ikke over en kop kaffe og får udredt trådene efterfølgende.

 

Respektløs kommunikation

Søren Diederichsen opfatter kommunikation som en disciplin på linje med andre håndværksfag.

– Vi er ikke specielt bevidste om, hvordan vi kommunikerer. Det gælder ikke alene i søfart. Vi skriver ens til alle, og det kan specielt i søfart være et problem, da vi kommunikerer med mange andre nationaliteter og kulturer. En kort besked, som vi danskere er vant til, opfattes måske som respektløst af en englænder, der er opvokset med en anden skrivekultur, hvor der bruges mange ord og indledende fraser selv på en kort besked.

 

Guidelines for kommunikation

– Kommunikation er vigtigt, men det er jo ikke raketvidenskab, og jeg oplever da også en stigende interesse i sø-farten for emnet. Derfor er vi i Seahealth i gang med at udarbejde guidelines til brug for rederier, der vil arbejde med emnet og fx. udvikle deres egen kommunikationspolitik.

– Det handler bl.a. om ovennævnte; at man skal være bevidst om, hvem man kommunikerer med, og hvilken rolle jeg har, når jeg kommunikerer. Men også om mere praktiske overvejelser som fx, hvordan skriver jeg en god mail. Hvornår må jeg skrive en mail? Er det acceptabelt, at jeg som chef sender mails på alle tider af døgnet?

 

Kurser

Seahealth holder kurser om god kommunikation – både åbne kurser og rederi-specifikke kurser. Er du interesseret i at høre mere om emnet, er du velkommen til at kontakte Søren på: sdi@seahealth.dk