De gode resultater skabes, når skib og kontor taler godt sammen

God kommunikation er kommet højt på dagsordenen i Nordic Tankers.

Vi siger det næsten reflektorisk hver eneste fredag: God weekend!

En høflighedsfrase på land, men det kan næsten være en fornærmelse, hvis man siger det til en kollega til søs, når man selv sidder lunt og trygt på rederikontoret!

I stedet for nærvær og tillid kan bemærkningen afføde mistillid og irritation og måske blive grobund for en uheldig udvikling til skade for trivsel og produktivitet. Dette lille eksempel var et af flere, der blev hevet frem, da Nordic Tankers var vært ved et møde i arbejdsmiljønetværket, hvor kommunikation mellem skib og kontor i praksis var på dagsordenen.

Erfaringer
Rederiet har deltaget i Seahealths kursus Skib og kontor på bølgelængde, og ville derfor gerne videregive sine erfaringer med, hvordan det har grebet opgaven an.

- Fordi god kommunikation mellem skib og kontor er forudsætningen både for at skabe gode resultater og for gode arbejdspladser, der kan være interessante at arbejde på. God kommunikation er også en forudsætning for en god sikkerhedskultur, så vi kan leve op til kundernes krav, påpegede Kurt Rye Damkjær, managing director i Nordic Tankers.

Der bliver nemlig endnu hårdere konkurrence om transporterne i fremtiden, forudså han bl.a. på baggrund af en konference, hvor olieselskabet Shell havde oplyst, at det over de næste fem år ville reducere antallet af operatører fra 1.243 til ca. 300.

Guide til e-mails
At kommunikationen mellem skib og kontor ikke er tilfredsstillende alle steder, kan man konkludere bl.a. af undersøgelsen, som Sea­healts gennemførte i 2009 om livet til søs. Derfor har Seahealth udviklet kurset Skib og kontor på bølgelængde. Det har været medvirkende årsag til, at Nordic Tankers nu har øget fokus på kommunikation.

- Der er bl.a. udarbejdet en guide til god e-mail kommunikation, om hvornår og hvordan man skriver en e-mail. Det viser sig nemlig, at hvert af rederiets skibe modtager mellem 8.500 og 12.000 e-mails om året! Kun ca. 10% af disse er af privat karakter, fortalte Hanus Mikkelsen, director, marine HR fra Nordic Tankers.

Hver fleet manager holder nu et ugentligt telefonmøde med sine skibe.

- Vi betragter kommunikation som et af midlerne til at nå vores forretningsmål, tilføjede han.

Fart og roller
Under den efterfølgende debat blev det fra flere sider erkendt, at tillid mellem de kommunikerende har stor betydning. Uden tillid ingen god kommunikation. Hvorfor der opstår mistillid, når det aldrig har været nemmere at kommunikere på distancen end i dag, blev der givet flere bud på:

Omfanget af kommunikationen er måske et af problemerne. Og hastigheden hvormed vi kan kommunikere. Vi når måske ikke altid at tænke os om, inden vi svarer. Og så er der rollefordelingen.

Hanus Mikkelsen:

- Når en kaptajn får job på kontoret, går han 30 % ned i løn og 50 % ned i ansvar! Alligevel betragtes det som et avancement. Vi skal passe på, at vi fra land ikke underminerer besætningens ansvar og skaber det indtryk, at ”det ordner de nok fra kontoret på et eller andet tidspunkt”. Det er vigtigt, at alle kender til ansvarsfordelingen.

Bo Kiel Jespersen, Seahealth, om avancement:

- Det hænger måske sammen med, at man er online med beslutningerne, når man er på land og offline, når man sejler. Jeg synes i øvrigt, det er en god idé med ugentlige telefonmøder. Uanset hvor i verden vi befinder os, vil vi gerne ses.

På www.seahealth.dk kan du læse mere om kurset Skib og kontor på bølgelængde, som udbydes først på sommeren. Kursets formål er at skabe tillid mellem skib og kontor, så medarbejderne i rederiet kommer på bølgelængde og får en bedre forståelse for, hvorfor og hvordan man kommunikerer med, positivt udbytte både for en selv og for rederiet.